Tutoriel MailChimp

En cette période du tout numérique, garder le contact avec vos partenaires, bénévoles, membres, participant·es, et plus globalement avec les différents acteurs·rices gravitant autour de votre organisation s’avère essentiel. Les newsletters ou infolettres envoyées à vos abonné·es par e-mail est un outil de communication important.

Une newsletter, dans quel but ?

La newsletter permet d’informer sur la vie des organisations : événements, conférences, activités mais aussi sur les publications et recherches. Pour susciter l’attention de vos lecteurs.rices, vous pouvez aussi simplement relayer, ou vous exprimer, sur des actualités impactant votre secteur d’activités.

Ces infolettres sont l’occasion de promouvoir et de valoriser votre association, institution ou ONG, au travers de ses actions et par son expertise sur des thématiques. Elles sont l’occasion de rappeler vos valeurs et d’asseoir votre identité.

Un conseil : alimenter vos newsletters avec des articles sur des sujets pour lesquels votre équipe est experte et compétente, ou même critique, permet de vous situer dans le paysage de votre secteur et d’attirer l’attention sur vos compétences et activités.

L’intérêt des newsletters est de renvoyer directement vers votre site internet où seront idéalement publiés vos articles pour être visibles aussi pour les non-abonnés. C’est le cas pour les offres d’emploi, les évènements, la promotion d’une de vos activités, etc… Cela vous garantit d’augmenter le nombre de visites sur votre site, un meilleur référencement pour les moteurs de recherche, et donc une plus grande visibilité.

Quels sont alors les outils disponibles pour rédiger et envoyer mes newsletters ?

Deux options s’offrent à vous :

  • Envoyer les infolettres depuis votre site internet et utiliser la base de données présente sur votre site et les ressources de votre serveur.
  • Utiliser un logiciel en ligne spécialisé dans l’envoi de newsletters.

L’envoi des newsletters à partir du site internet

Gérer les newsletters à partir de son site internet peut s’avérer particulièrement laborieux. De la mise en page jusqu’à la gestion des listes de contacts, il faut parfois apprendre à se servir d’outils sophistiqués (qui dépendent de la plateforme choisie), peu intuitifs, voir compliqués, suivre des formations sans l’assurance de ne jamais être confronté·es à des bugs ou à des difficultés. Lors des changements de personnel, vous devez transmettre vos connaissances à des nouveaux·elles collègues, et lors des mises à jour, il faut vous reformer avec l’outil.

À cela s’ajoute la capacité limitée de votre espace serveur qui peine à gérer efficacement ces envois. Pour les sites hébergés chez Média Animation, l’envoi des newsletters dépend de l’activité sur notre serveur dédié : si tous nos client·es envoient leurs newsletters au même moment, la transmission des données est alors fortement ralentie.

Il faut aussi prendre en compte la gestion des spams. Si lors de vos envois, plusieurs adresses mails sont invalides ou si vos contacts identifient vos envois comme des spams, alors les webmails (Outlook, Gmail, Yahoo, etc...) risquent de "black-lister" votre adresse IP et votre serveur. Dans ce cas, il est possible que vos autres destinataires reçoivent aussi vos e-mails dans leurs spams.

La mise en page et l’envoi de vos newsletters vous prend un temps considérable ? Vos newsletters prennent plusieurs jours à parvenir à vos destinataires parce que l’envoi à vos nombreux contacts monopolise le serveur ? D’autres solutions existent.


L’envoi des newsletters à partir d’un logiciel en ligne

Plusieurs logiciels en ligne proposent généralement une version gratuite avec un nombre de contacts ou d’envois limités et avec le logo de la plateforme en fin d’e-mail. De 8 euros à 49 euros par mois, plusieurs packages sont disponibles avec des options supplémentaires.

On retrouve notamment quelques plateformes disponibles en français, dont :

Et d’autres, uniquement en anglais :

Nous présentons ici la plus connue : MailChimp.


MailChimp pour les asbl

MailChimp est une plateforme en ligne dédiée à la communication web, et réputée notamment pour son service de gestion des newsletters.

MailChimp fonctionne par inscription et par abonnement. L’offre gratuite permet la gestion d’une seule liste d’envoi de max. 2 000 contacts, idéale pour les petites structures. D’autres formules sont disponibles avec des tarifs adaptés aux fonctionnalités.

Pour le non-marchand, MailChimp propose actuellement une réduction de 15%.

L’interface de MailChimp est uniquement en anglais, mais la rubrique d’aide a été traduite en français.

Voici quelques avantages :

  • Pas de mises à jour payantes : MailChimp s’actualise automatiquement avec les dernières nouveautés et offre régulièrement des fonctionnalités complémentaires, pour être toujours à la page.
  • Des « templates » originales, aux goûts du jour, pour une mise en page optimisée et personnalisable rapidement : plus besoin de demander à votre développeur web de modifier les logos, de changer la mise en page des newsletters ou de créer un nouveau formulaire. Vous pouvez le faire vous même.
  • Une gestion simplifiée des listes de contacts respectant la réglementation RGPD et identifiant automatiquement les adresses invalides pour réduire les spams.
  • Les serveurs de MailChimp sont dédiés pour les envois et sont indépendants de votre site internet : ce dernier reste donc toujours accessible rapidement, même lorsque vous envoyez 4 000 emails.

Vous gagnez donc en autonomie, en temps de travail et en qualité des designs.

MailChimp possède bien sûre quelques inconvénients :

  • La plateforme devient payante à partir d’une certaine quantité d’envois.
  • Disponible uniquement en anglais.
  • L’entreprise située aux États-Unis n’est pas vraiment locale.
  • Le nombre de fonctionnalités toujours croissant peut dérouter.

Média Animation a rédigé un petit guide pour vous faire découvrir les services et vous aider dans l’utilisation de MailChimp. A télécharger ci-dessous !

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Tutoriel MailChimp - Média Animation